Ihre Rechnung wird 2027 zum Datensatz. Ihr Alltag darf gleich mit.
Die meisten Betriebe werden die E-Rechnungspflicht mit einem Update lösen – auf ein Programm, dessen Bedienkonzept älter ist als das erste iPhone. Pflicht erfüllt, Alltag unverändert, weiter abtippen.
Wir haben stattdessen unsere ganze Firma auf ein System gestellt, das den Beleg selbst liest, die Zeit selbst mitschreibt und die KI dafür im eigenen Serverschrank stehen hat. Angebot bis Mahnung. Ein Programm. Kein Konto in einer US-Cloud.
30 Minuten an unserem echten System. Kein Verkaufsgespräch, keine Folien.
Das ist keine Empfehlung. Das ist ein Datum.
Maßgeblich ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz des Vorjahres nach § 19 Abs. 2 UStG. Ein gescanntes PDF ist nach dieser Definition keine E-Rechnung, auch wenn viele es noch so nennen.
Sie haben jetzt drei Möglichkeiten. Zwei davon lösen nur das Datum.
Wir tun nicht so, als gäbe es uns nur. Der Update-Weg ist billiger und schneller – und für manche Betriebe genau richtig. Nur sollten Sie wissen, was Sie damit nicht bekommen.
| Was Sie davon haben | Alles lassen0 €Programm von damals | Update kaufenab ~300 €Jahresversion | Firmensystemab 89 €je Monat, ganzer Betrieb |
|---|---|---|---|
| E-Rechnungen lesen können (Pflicht seit 2025) | |||
| E-Rechnungen ausstellen als XRechnung und ZUGFeRD (Pflicht 2027/2028) | |||
| Eingangsrechnung wird selbst gelesen und vorbereitet – Sie geben nur frei | |||
| Dublettenprüfung, damit dieselbe Lieferantenrechnung nicht zweimal bezahlt wird | |||
| Kunden, Artikel, Tickets, Zeiten und Belege im selben Programm | |||
| Läuft im Browser und auf dem Handy – auch beim Kunden vor Ort | |||
| Wartungsverträge und Abos rechnen sich von selbst ab | |||
| Diktieren statt tippen – Spracherkennung, die im Haus läuft | |||
| Preis je Betrieb statt je Mitarbeiter | |||
| Ihre Daten bleiben in Deutschland, bei einem Anbieter ohne US-Mutterkonzern | |||
| Ein Ansprechpartner, der auch Server, Netzwerk und Arbeitsplätze betreut | |||
| Nettopreise zzgl. MwSt. Die Update-Spalte ist eine Hausnummer für die üblichen Jahresversionen bekannter Warenwirtschaftsprogramme – fragen Sie Ihren Anbieter nach seinem konkreten Preis. Beim Firmensystem kommt zum monatlichen Betrieb einmalig der Umstieg dazu, siehe unten. | |||
E-Rechnung ist bei uns keine Funktion. Es ist der normale Weg.
Viele Programme haben E-Rechnung nachträglich angeschraubt: ein Knopf „als XRechnung exportieren", und der Rest bleibt wie er war. Bei uns ist der strukturierte Datensatz der Normalfall – in beide Richtungen.
Was reinkommt
Eigenes Postfach
Lieferanten schicken an eine Adresse, die nur dafür da ist – zum Beispiel rechnung@ihrbetrieb.de. Das System holt sich die Mails selbst ab, rund um die Uhr.
Beleg wird gelesen
XRechnung und ZUGFeRD werden als Datensatz übernommen. Bei PDFs liest das System Lieferant, Nummer, Datum und Beträge heraus und schlägt die Buchung vor.
Geprüft, bevor Sie hinschauen
Kennen wir den Lieferanten? Gab es diese Rechnungsnummer schon einmal – auch in anderer Schreibweise? Passt sie zu einer Bestellung? Auffälligkeiten stehen oben.
Sie geben frei
Ein Blick, ein Klick: gebucht, zur Zahlung vorgemerkt, revisionssicher abgelegt und für den DATEV-Export bereit. Was unklar ist, bleibt liegen – nichts wird still gebucht.
Was rausgeht
Leistung entsteht
Der Techniker stoppt seine Zeit am Ticket, der Außendienst erfasst Material vor Ort, die Kasse bucht den Verkauf. Alles landet am selben Kunden.
Rechnung entsteht daraus
Nicht abgetippt, sondern übernommen: aus Auftrag, Zeiten und Material. Mit Ihrer Artikelnummer, Ihrem Layout, Ihrem Logo.
Im richtigen Format
Jeder Kunde bekommt, was er verarbeiten kann: XRechnung für Behörden und Großkunden, ZUGFeRD für alle, die zusätzlich ein lesbares PDF wollen.
Und danach
Offene Posten stehen im Blick, Zahlungserinnerung und Mahnung werden in Stufen vorbereitet, Sie geben frei. Auch das schreibt niemand von Hand.
Jeder schreibt gerade KI auf seine Seite. Fragen Sie ruhig, wo die steht.
Bei den meisten läuft sie in einem Rechenzentrum in Übersee, und Ihre Belege, Kundennamen und Vertragstexte fahren dorthin mit. Bei uns steht sie in einem Rechner mit Grafikkarte – bei uns im Haus oder bei Ihnen im Schrank.
Deshalb dürfen bei uns auch Dinge durch die KI laufen, die man einer fremden Cloud nicht anvertrauen würde: Gesundheitsdaten aus einer Praxis, Personalunterlagen, Verträge, Preise.
Mehr zum KI-ServerDas läuft heute
- Diktieren statt tippen: in jedes Textfeld sprechen – Ticket, Notiz, Arbeitsbericht. Die Spracherkennung läuft auf unserem eigenen Server, nicht bei einem Cloud-Anbieter.
- Belege lesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge werden aus dem Beleg gezogen, statt abgetippt.
- Dubletten erkennen: dieselbe Rechnung in anderer Schreibweise fällt auf, bevor sie zweimal bezahlt wird.
- Anrufer erkennen: Das Telefon klingelt, die Kundenakte ist offen, das Ticket ist in Sekunden angelegt.
- Wiederkehrendes von selbst: Wartungsverträge werden abgerechnet, Mahnstufen vorbereitet, Bewertungsanfragen nach dem Einsatz verschickt.
Daran bauen wir gerade
Zusammenfassung langer Ticketverläufe für den, der übernimmt. Angebotsentwurf aus dem Ticket. Hinweise, welche Wartung fällig wird, bevor der Kunde anruft. Wir schreiben das hier hin, weil es noch nicht fertig ist – nicht, damit es nach mehr aussieht.
Ein System entlastet erst dann, wenn es alle drei entlastet.
Der Chef
Vorher: Am Monatsende zusammensuchen, was offen ist, was noch nicht abgerechnet wurde und ob der Monat sich gelohnt hat.
Jetzt: Eine Übersicht, die immer stimmt: offene Posten, nicht fakturierte Stunden, Auslastung, was ein Kunde wirklich einbringt. Auf dem Handy, wenn Sie im Auto sitzen.
Die Verwaltung
Vorher: Belege ausdrucken, abtippen, ablegen, suchen. Rechnungen aus Zetteln bauen. Am Quartalsende der Schuhkarton für den Steuerberater.
Jetzt: Freigeben statt erfassen. Der Beleg ist schon gelesen, der Kunde schon zugeordnet, die Ablage passiert von selbst. Der Steuerberater bekommt eine Datei.
Die Mitarbeiter
Vorher: Abends im Büro aufschreiben, was man tagsüber gemacht hat. Die Hälfte hat man vergessen, ein Viertel wird nie abgerechnet.
Jetzt: Auftrag auf dem Handy, Zeit läuft mit, Material antippen, Bericht diktieren, Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Feierabend ist Feierabend.
Ihre Firma auf einem Server, den wir Ihnen zeigen können.
Ein amerikanischer Anbieter muss Daten auf Anordnung herausgeben – auch dann, wenn der Server in Frankfurt steht. Das ist keine Verschwörungserzählung, das ist Gesetzeslage. Und es ist der Grund, warum wir unser System dort betreiben, wo wir für das Ergebnis geradestehen können.
- Betrieb in Deutschland: bei uns im Haus oder in einem deutschen Rechenzentrum unserer Wahl – Sie entscheiden mit
- Auf Wunsch ganz bei Ihnen im Haus, dann kommen die Daten gar nicht erst raus
- Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten – wir liefern die Unterlagen, die Ihre DSGVO-Dokumentation braucht
- Keine Werbe-Auswertung Ihrer Daten, kein Training fremder Modelle mit Ihren Belegen
- Offenes Format: Sie kommen jederzeit an Ihre Daten – auch dann, wenn Sie uns eines Tages nicht mehr wollen
Die Frage, die keiner gern beantwortet
Fragen Sie Ihren jetzigen Software-Anbieter drei Dinge:
- In welchem Land steht der Server – und wem gehört die Muttergesellschaft?
- Welche Unterauftragnehmer hängen dahinter, und wo sitzen die?
- Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige – bekomme ich sie in einem Format, das ein anderes Programm lesen kann?
Bei uns beantwortet die drei Fragen jemand, den Sie am Telefon haben. Nicht ein Formular.
Ein System. Alle Bausteine, die ein kleiner Betrieb braucht.
Sie müssen nicht alles auf einmal nehmen. Die meisten fangen mit Angeboten, Rechnungen und Kunden an – der Rest kommt, wenn er gebraucht wird.
Angebote & Rechnungen
Vom Angebot zum Auftrag zur Rechnung mit zwei Klicks. Saubere DIN-Belege mit Ihrem Logo, E-Rechnung als Normalfall.
Belegeingang
Eigenes Rechnungspostfach, Beleg wird gelesen, Dublette wird gemeldet, Sie geben frei. Der Ordner im Regal hat frei.
Tickets & Zeiterfassung
Anruf kommt rein, Ticket ist da, Stoppuhr läuft. Am Ende wissen Sie, welche Arbeiten sich lohnen – und was abgerechnet werden muss.
Außendienst aufs Handy
Einsätze planen, unterwegs Zeiten und Material erfassen, Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Die Rechnung ist fertig, bevor Sie zurück sind.
Wartungsverträge & Abos
Monatliche und jährliche Leistungen werden automatisch in Rechnung gestellt. Kontingente werden mitgezählt, Verlängerungen nicht vergessen.
Kundenakte & Geräte
Jeder Kunde mit Geräten, Verträgen, Tickets, Belegen und Dokumenten an einem Ort. Beim Anruf öffnet sich die Akte von selbst.
Mahnwesen
Zahlungserinnerungen und Mahnungen in Stufen, freundlich formuliert, automatisch vorbereitet – Sie geben nur frei.
Bank & Steuerberater
Kontoauszüge einlesen und abgleichen, Belege und Buchungen als DATEV-Export an den Steuerberater – ohne Schuhkarton.
Telefon & Fernwartung
Anbindung an Cloud-Telefonie: Anrufer wird erkannt, Gespräch dem Kunden zugeordnet, Zeit zur Abrechnung vorgeschlagen.
Kasse im Laden
Scanner, Bon, Kartenzahlung, Lagerabgleich – eine Kasse, die dieselben Artikel und Kunden kennt wie Ihre Rechnungen. Kassenpflichten klären wir vorher gemeinsam.
Diktat & KI im Haus
In jedes Feld sprechen statt tippen. Die Spracherkennung läuft auf unserem Server, nicht in einer fremden Cloud.
Kundenportal
Ihre Kunden sehen ihre Angebote, Rechnungen und Tickets selbst – und melden Störungen, ohne zum Hörer zu greifen.
Wir zählen keine Köpfe.
Die meisten Anbieter rechnen pro Nutzer und Monat. Wer wächst, zahlt mehr – und fängt an zu überlegen, wer den Zugang wirklich braucht. Wir finden das falsch herum: In einem System, das alle entlasten soll, sollen auch alle drin sein.
| Betrieb und Betreuung | bis 5 Nutzer89 €je Monat, ganzer Betrieb | bis 15 Nutzer149 €der übliche Fall | bis 30 Nutzer229 €je Monat, ganzer Betrieb |
|---|---|---|---|
| Betrieb auf unseren Servern in Deutschland | |||
| Tägliche Sicherung und Überwachung | |||
| Sicherheitsupdates, ohne dass Sie daran denken müssen | |||
| Unterstützung im Alltag – bei uns erreichen Sie einen Menschen | |||
| Wechsel auf eine neue Hauptversion, alle zwei Jahre enthalten | |||
| Nutzerlizenzen | keine – der Preis gilt für den Betrieb, egal wie viele mitarbeiten | ||
| Nettopreise zzgl. MwSt. Dazu kommt einmalig der Umstieg – je nach Umfang 1.990 €, 3.990 € oder 6.900 € netto. Darin stecken Übernahme Ihrer Stammdaten, Beleglayout mit Ihrem Logo, Einrichtung der E-Rechnung und die Einweisung Ihrer Leute. | |||
Ein Rechenbeispiel, das Sie selbst nachprüfen können
Ein Betrieb mit zehn Leuten. Gängige Cloud-Systeme für den Mittelstand liegen bei etwa 30 bis 80 € je Nutzer und Monat.
Dort: 10 Nutzer × 50 € = 500 € im Monat, und jeder neue Mitarbeiter kostet extra.
Bei uns: 149 € im Monat für den ganzen Betrieb, ob zehn oder fünfzehn Leute.
Der Unterschied trägt den einmaligen Umstieg meist im ersten Jahr. Rechnen Sie es mit Ihren echten Zahlen durch – wir machen das gern gemeinsam am Telefon.
Warum wir das können
Das Firmensystem steht auf Odoo Community, einer der meistgenutzten Open-Source-Unternehmenssoftwares weltweit, ergänzt um Module der Odoo-Community und unsere eigenen Anpassungen für kleine Betriebe.
Weil dafür keine Lizenzgebühr je Kopf anfällt, müssen wir auch keine an Sie weiterreichen. Sie zahlen für Betrieb, Betreuung und unsere Arbeit – nicht für Lizenzen.
Niemand steigt an einem Montag komplett um. Wir auch nicht.
Der häufigste Grund, warum Betriebe bei einem 2014er Programm bleiben, ist nicht das Programm. Es ist die Angst vor dem Wechsel. Deshalb machen wir ihn in Stufen – und Ihr altes System bleibt so lange lesbar, wie Sie es brauchen.
1. Hinschauen
Wir sehen uns an, womit Sie heute arbeiten, wo abgetippt wird und was der Steuerberater braucht. Danach wissen Sie, was der Umstieg kostet und was er bringt.
2. Testsystem
Sie bekommen Ihr System mit Ihren echten Daten zum Anfassen – noch ohne Umstellung. Wer damit arbeiten soll, darf vorher damit spielen.
3. Stichtag
Zu einem Stichtag, meist ein Monats- oder Jahreswechsel, gehen Angebote und Rechnungen ins neue System. Das alte bleibt lesbar – Sie müssen nichts löschen.
4. Danach
Wir bleiben dran: die ersten Rechnungen und den ersten Monatsabschluss machen wir mit Ihnen zusammen. Alles Weitere kommt in Ruhe dazu.
Ihre Altdaten kommen mit
Kunden, Lieferanten, Artikel und Preise übernehmen wir aus dem Altsystem – aus Lexware, Sage und den meisten anderen gängigen Programmen. Ihre alten Rechnungen bleiben zusätzlich als Historie erhalten, damit Sie in zehn Jahren noch nachschauen können, was 2019 verbaut wurde. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen Sie damit weiter – wir zeigen Ihnen genau, wie.
Wir führen unsere eigene Firma damit. Jeden Tag, seit 2026.
Wir hatten dasselbe Problem wie Sie: Warenwirtschaft hier, Ticketsystem da, Zeiterfassung woanders, Verträge in Excel. Also haben wir uns auf ein Open-Source-System gesetzt und es so lange angepasst, bis es zu einem kleinen Dienstleistungsbetrieb passt – mit Laden, Werkstatt, Außendienst und Wartungsverträgen.
Wenn in diesem System etwas hakt, merken wir es zuerst – nicht Sie. Und wir können es abstellen, weil wir es selbst gebaut haben. Das ist der Unterschied zu jemandem, der Ihnen Software verkauft und dann beim Hersteller ein Ticket aufmacht.
Für wen es gemacht ist
Betriebe mit 1 bis 30 Mitarbeitern, die Leistungen verkaufen und abrechnen: Handwerk, IT- und Elektrodienstleister, Werkstätten, Läden mit Service, Praxen mit Privatliquidation, Agenturen.
Sie kennen den Alltag eines kleinen Betriebs? Wir auch. Das System ist von einem gebaut, der ihn selbst hat – nicht für einen Konzern und dann „nach unten skaliert".
Kurz beantwortet.
Muss ich wirklich schon etwas tun, oder reicht 2028?
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits heute – diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle. Beim Ausstellen kommt es auf Ihren Umsatz an: über 800.000 € im Vorjahr ab 2027, darunter ab 2028. Wer erst im Dezember anfängt, macht den Wechsel im stressigsten Monat des Jahres. Der ruhigste Zeitpunkt ist ein Jahreswechsel, den man ein halbes Jahr vorher plant.
Reicht nicht ein Update auf die neue Version meines Programms?
Für die reine Pflicht: oft ja. Wenn Ihr Anbieter XRechnung und ZUGFeRD unterstützt, sind Sie rechtlich sauber, und wir sagen Ihnen das auch ehrlich. Der Unterschied liegt danach: Ob eine eingehende Rechnung nur angezeigt oder gelesen, geprüft und gebucht wird. Ob die Zeit Ihres Technikers von selbst zur Rechnung wird. Ob Sie fünf Programme brauchen oder eines.
Was passiert mit meinen alten Daten und der Aufbewahrungspflicht?
Stammdaten übernehmen wir, alte Belege bleiben als Historie erhalten und einsehbar. Ihr Altsystem können Sie zusätzlich lesend behalten. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllen Sie weiter – wir gehen mit Ihnen durch, welche Daten wo liegen und wie Sie im Prüfungsfall drankommen.
Open Source – ist das nicht unsicher oder ein Bastelding?
Odoo wird weltweit von Millionen Anwendern eingesetzt, auch von großen Firmen. Offener Quelltext heißt, dass Fehler von vielen gefunden werden statt von niemandem, und dass Sie nicht an einen Hersteller gefesselt sind. Sicherheit entsteht ohnehin durch Betrieb und Pflege – und genau das ist unser Beruf.
Was ist, wenn es FutureCom in zehn Jahren nicht mehr gibt?
Berechtigte Frage, die wir lieber selbst stellen. Das System gehört Ihnen, samt Ihren Daten in einem offenen Format. Odoo Community können auch andere Dienstleister betreuen, davon gibt es viele. Sie wären also nicht ausgesperrt – anders als bei einer geschlossenen Cloud, die einfach abgeschaltet wird.
Brauche ich dafür Internet? Was, wenn die Leitung ausfällt?
Wenn das System bei uns läuft: ja. Deshalb schauen wir uns Ihre Leitung vorher an und richten bei Bedarf einen Mobilfunk-Rückweg ein. Wer ganz unabhängig sein will, bekommt das System auf einen Server im eigenen Haus – dann arbeiten Sie auch ohne Internet weiter.
Meine Leute sind keine Computermenschen.
Das sind unsere Kunden meistens auch nicht. Deshalb ist die Oberfläche aufgeräumt: Jeder sieht das, was er für seinen Job braucht, und nicht die 200 Funktionen der anderen. Wer im Außendienst arbeitet, bekommt eine Handy-Ansicht mit vier Knöpfen. Und diktieren kann jeder, der sprechen kann.
Können wir das erst einmal ausprobieren?
Ja. Sie bekommen ein Testsystem mit Ihren eigenen Daten, bevor irgendetwas umgestellt wird. Wir finden, man sollte ein Programm kennen, bevor man seine Firma hineinstellt.
Schauen Sie uns eine halbe Stunde über die Schulter.
Wir zeigen Ihnen an unserem eigenen System, wie eine Lieferantenrechnung von selbst zur Buchung wird, wie aus einem Anruf ein Ticket und aus dem Ticket eine E-Rechnung entsteht. Live, bei uns im Laden oder per Bildschirmübertragung. Danach wissen Sie, ob das etwas für Sie ist – und wir hören auf, wenn Sie Nein sagen.